L'accession d'une entreprise qui développe une activité de "centre de domiciliation" au statut de "domiciliataire autorisé" d'autres entreprises dites "domiciliées" répond à des exigences légales très précises.
En effet, cette activité de domiciliation est soumise à une réglementation stricte.
Ainsi, l'entreprise domiciliataire, pour obtenir l'agrément de domiciliation, doit pouvoir fournir :
- une justification de disposer de locaux parfaitement adaptés à l'activité de domiciliation ;
- de nombreuses conditions à remplir en respect de l'article L 123-11-3 du Code du Commerce ;
- une attestation sur l'honneur de conformité de ces locaux avec la législation ci-dessus mentionnée ;
- des photos des divers locaux dédiés à la domiciliation.
Quel est l'agrément préfectoral pour domiciliataire : Caractéristiques
- Le délai de l'instruction de la demande d'agrément de l'activité de domiciliation est de deux mois ;
- Le défaut de réponse à l'issue de cette période signifie le rejet de la demande d'agrément ;
- En cas de changements intervenus dans les conditions générales de l'activité de domiciliation par l'entreprise domiciliataire, une déclaration de ces changements doit intervenir dans les deux mois à compter de ces modifications de condition d'exercice ;
- La même règle est applicable en cas de création d'un établissement secondaire dans lequel l'activité de domiciliation est prévue ;
En cas de non-respect de toutes les règles ci-dessus régissant l'exercice de l'activité de domiciliation
- L'agrément du statut de domiciliataire peut être suspendu pour une durée de six mois au plus ;
- Si, dans ce délai, les obligations liées à l'activité de domiciliation ne sont pas rétablies, une procédure est entamée par devant la Commission nationale des sanctions ;
- En effet, les personnes exerçant l’activité de domiciliation, entre autres, relèvent de cette Commission nationale des sanctions qui est saisie des rapports de contrôle réalisés auprès des professionnels exerçant notamment de la domiciliation.
- À noter : la loi du 21 décembre 1984 autorise le créateur d'entreprise à établir pendant deux ans son siège social dans son logement, à condition d'exercer des activités qui ne soient ni polluantes, ni bruyantes ; mais cette disposition exclue bien entendu l'activité de domiciliation.
Les autres obligations légales liées à l'activité de domiciliation
- Le domiciliataire doit également être inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ;
- Il doit disposer d'un titre de propriété ou d'un bail commercial concernant les locaux dédié à la domiciliation ;
- Le contrat de domiciliation liant le domiciliataire au domicilié doit revêtir impérativement une forme écrite ;
- Il doit comporter un certain nombre d'informations précises détaillées au paragraphe suivant ;
- L'autorisation d'exercer l'activité de domiciliataire est strictement soumise à l'agrément préfectoral déjà mentionné prenant en compte toutes les obligations précisées ci-dessus ; le numéro d'agrément accordé au domiciliataire doit obligatoirement figurer sur le contrat de domiciliation ;
- L'agrément de l'activité de domiciliation, demandé auprès des services préfectoraux du lieu d'exercice du domiciliataire, est alors délivré pour une durée de cinq ans ;
- Il n'exclut pas les opérations de contrôles de conformité pouvant déboucher sur les suspensions ou possibilités de sanctions indiquées ci-dessus.
Le contrat de domiciliation doit comprendre des éléments essentiels
- la durée initialement négociée de la domiciliation (étant entendu que la durée minimale est impérativement de trois mois) ;
- la période de domiciliation est renouvelable par tacite reconduction, le contrat se renouvelant automatiquement à son terme, sauf si l'une des parties demande sa résiliation avant le terme dans les formes légales : lettre recommandée avec accusé de réception ;
- l’objet du contrat doit être précisément développé ;
- la description exacte des prestations fournies par la société de domiciliation : il est parfois possible d’obtenir des services complémentaires à la domiciliation sous forme d'options, à savoir, par exemple, de bénéficier du service d'accueil du centre d'affaires, de la gestion du standard téléphonique général, de la possibilité de réserver des bureaux ou des salles de réunion, etc. ;
- la liste des obligations de la société de domiciliation ;
- l'inventaire des obligations de la société domiciliée ;
- le montant de la redevance, hors taxes et TTC ;
- le montant du dépôt de garantie ;
- la durée du préavis pour résilier.
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