Quand on souhaite créer et domicilier une entreprise, il convient de se poser la question de la nature de domiciliation à choisir.
Etre domicilié à son logement, bonne ou mauvaise idée ?
Certes, pour un indépendant ou une TPE/PME, la domiciliation chez le créateur d'entreprise, parfaitement autorisée par la législation en vigueur, apparaît comme une solution simple, rapide, économique et logistiquement pratique.
Sauf que dans certaines situations, cette évidence peut être contredite par l'application pragmatique sur le terrain de cette formule, laquelle peut présenter quelques inconvénients : nécessité d'obtenir l'autorisation du bailleur en cas de logement loué, la permission de la copropriété ou du syndic pour le propriétaire occupant, le respect de certaines servitudes au regard du voisinage en cas d'activité bruyante, polluante, et/ou avec beaucoup d'allées et venues de personnes (partenaires, collaborateurs, fournisseurs, prospects, clients, etc.), avec en sus les flux de véhicules qui en résultent.
Par ailleurs, la législation sus-mentionnée dispose que cette forme de domiciliation n'est autorisée, sauf exception, que pour une durée maximale de cinq ans, à l'issue de laquelle la formule de domiciliation devra adopter une forme plus "autonome" et "professionnelle".
Pourquoi avoir recours à une société de domiciliation ?
Dans les grandes agglomérations notamment, le créateur ou le dirigeant d'une entreprise bénéficie de l'embarras du choix en matière d'entreprises de domiciliation.
Dans le cadre du souci de développement économique actuel, l’État encourage - et parfois aide - les créateurs de centres d'affaires développant donc des services de domiciliataires, à savoir un accueil d'entreprises tierces dans leurs locaux spécialement conçus pour cela, avec souvent des services annexes de location - voire de vente - de bureaux, salles de réunions, ateliers pour artisans, espaces de stockage de matériels... ainsi que des prestations d'accueil, de secrétariat, de gestion et de suivi du courrier, etc.
Quelles sont les caractéristiques de la domiciliation commerciale en centre d'affaires ?
Durée de la domiciliation commerciale d'entreprise
Contrairement à la "domiciliation commerciale chez l'habitant", la législation et le fonctionnement habituel d'entreprise n'imposent aucune limite de temps pour la domiciliation dans un centre d'affaires dûment déclaré et agréé.
Toutefois, les contrats de domiciliation de ce types se signent pour une durée minimale imposée de trois mois, éventuellement renouvelable par tacite reconduction, et mentionnant également les conditions précises de résiliation, ce qui offre au client domicilié une souplesse de gestion fort appréciable.
Quid du sérieux des sociétés de domiciliation d'entreprises ?
Dès lors que l'on négocie avec une société domiciliataire - dénomination technique de ce type d'entreprise et du service spécifique qu'elle offre -, il convient de bien vérifier qu'elle dispose de l'agrément préfectoral auquel elle est obligatoirement soumise, contrainte administrative qui contribue largement à rassurer sur la légalité et la qualité du service rendu.
Cet agrément pour l'activité de domiciliation commerciale d'entreprise est accordé après contrôle soigneux par l'administration de l'honorabilité et du sérieux du dirigeant et des actionnaires de la société domiciliataire, de l'existence effective des locaux offrant au minimum une salle de réunion opérationnelle, et de la propriété - ou de la location en bonne et due forme - de ces mêmes locaux par les dirigeants de l'activité ou leur société.
L'administration délivre alors à la société domiciliataire un numéro d'agrément que cette dernière est tenue de faire figurer sur tous les documents administratifs, contractuels, ou même de présentation de l'activité. Ce numéro doit notamment figurer sur le contrat de domiciliation passé entre le domiciliataire et le domicilié, lequel peut également réclamer une copie du dit document d'agrément lors de la signature du contrat, ou même demander à le consulter avant de signer.
Bien entendu, il n'est pas inutile également de bien vérifier que la société domiciliataire est officiellement enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), lequel doit explicitement mentionner l'activité de l'entreprise, et préciser l'exercice de service de domiciliation d'entreprise.
Validation de la domiciliation commerciale d'entreprise
Pour être dûment validée, la domiciliation d'une entreprise chez un domiciliataire doit être sujette aux formalités administratives suivantes :
• Déclarer l'adresse du domiciliataire choisi au Centre de Formalité des Entreprises (CFE) dont dépend le siège de la dite société domiciliataire ;
• Mentionner cette adresse dans les statuts de la société domiciliée ;
• Faire figurer cette adresse dans l'annonce de constitution de la société domiciliée à faire paraître dans un journal d'annonces légales de proximité ;
• En cas de changement futur de domiciliation, il conviendra aussi d'en informer le CFE et de publier à nouveau une annonce rectificative dans un journal d'annonces légales.
Composition d'un contrat de domiciliation
Un contrat de domiciliation doit obligatoirement comporter un certain nombre de mentions impératives pour être valide :
• La référence des parties contractantes au contrat, à savoir la dénomination sociale du domiciliataire et du domicilié, ainsi que l'adresse du siège social des parties, comme c'est d'usage dans la grande majorité des documents contractuels ;
• La description précise des locaux mis à disposition, objets du contrat ;
• L'inventaire des services annexes et connexes couverts par le contrat ;
• La durée du contrat, au-delà du trimestre de départ incompressible ;
• Les obligations respectives du domiciliataire et du domicilié ;
• Les conditions précises de résiliation du contrat ;
• Le montant du dépôt de garantie et le coût du service de domiciliation ;
• Le tribunal compétent de référence en cas de litige ou de contentieux ;
• Le lieu et la date de signature du contrat, et les paraphes et les signatures des parties contractantes.
Choix d'une société de domiciliation commerciale d'entreprise
La France compte un grand nombre de sociétés exerçant une activité de domiciliataire.
Pour en effectuer une sélection efficace, il convient de bien vérifier les éléments suivants :
• La catégorie et la nature de la société de domiciliation choisie doit être congruente avec la spécificité de l'entreprise à domicilier ;
• Le coût des services proposés doit être en harmonie avec le prévisionnel de trésorerie et comptable de l'entreprise domiciliée ;
• Les prestations proposées doivent correspondre aux besoins spécifiques de fonctionnement de cette même entreprise domiciliée ;
• La durée minimum d'engagement, hors le trimestre incompressible, doit être cohérente avec les perspectives de l'entreprise domiciliée.
• Le domicilié doit pouvoir agréer les conditions de résiliation du contrat.
Caractéristiques pouvant orienter le choix de domiciliation
La législation en vigueur impose à toutes les entreprises la réunion d'assemblées générales des actionnaires, lesquelles doivent normalement se tenir à l'adresse du siège de la société. D'où l'intérêt de choisir soigneusement le prestataire domiciliataire.
La redevance mensuelle doit faire l'objet de la plus soigneuse attention, les coûts pouvant varier plus que sensiblement d'un domiciliataire à un autre.
Doivent également être précisément analysées les prestations annexes et connexes proposées, comme il a déjà été signalé, pour qu'elles soient le plus adaptées possible aux besoins de l'entreprise domiciliée.
Au-delà de la période incompressible du trimestre, un engagement annuel renouvelable par tacite reconduction semble parfaitement acceptable, moyennant une clause de résiliation avec un trimestre de préavis, résiliation annoncée en temps voulu par lettre recommandée avec accusé de réception.
Pour conclure sur une domiciliation commerciale d'entreprise sereine
La domiciliation commerciale au sein d'une société domiciliataire apparaît comme l'une des formules les plus pratiques et pérennes de domiciliations permises par la législation.
Par ailleurs, prendre des renseignements sur l'honorabilité, la respectabilité et l'image de marque du domiciliataire concourt à la sérénité d'usage de la formule.
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