Extrait des dispositions concernant la domiciliation d’entreprise stipulées dans le décret du 9 mai 2007 (n°85-1280-art.2-6-1 du 5 décembre 1985 modifié par le décret 2007-750 Article 2-6-1 du 9 mai 2007)
Les dispositions ci-après énumérées remplacent les stipulations de l'alinéa 1 de l’article R. 123-168 du Code du Commerce concernant l'exercice de la domiciliation. Elles sont issues des informations notamment indiquées par "Legifrance".
Quels sont les dispositions concernant la domiciliation d’entreprise ?
01 - Une entreprise domiciliataire se doit, durant la période d'occupation des locaux qu'elle destine à l'exercice de la domiciliation, d'être immatriculée au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers.
Cependant, pour mémoire, cette condition se trouve ne pas être requise si le domiciliataire est une personne morale française de droit public ou une association regroupant des personnes morales françaises également de droit public.
Le domiciliataire susmentionné doit mettre à la disposition de la personne physique ou morale domiciliée des locaux dotés d’une pièce conçue pour pouvoir assurer la confidentialité nécessaire à l'activité développée par le ou les domicilié(s), et propres à permettre des réunions régulières des personnes chargées de la direction, de l’administration et/ou de la surveillance de l’entreprise domiciliée, ainsi que la tenue, la conservation, le classement, l'archivage et l'accès à la consultation des livres, registres et documents prescrits par la législation et la réglementation en vigueur.
02 - Le domiciliataire doit détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile de son représentant légal et concernant ses coordonnées téléphoniques, ainsi qu’à chacun de ses lieux d’activité, et notamment indiquant le lieu de classement et d'archivage des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas entreposés chez le domiciliataire.
Le domicilié doit, de son côté, et pour sa propre régularité administrative, s'assurer de l'agrément de domiciliation détenu par son domiciliataire, le numéro d'agrément devant être expressément mentionné sur le contrat de domiciliation.
03 - Le domiciliataire se doit d'informer le greffier du tribunal de commerce, à l’expiration du contrat de domiciliation, ou en cas de résiliation anticipée du dit contrat, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise concernée dans les locaux du domiciliataire.*
04 - Le domiciliataire est en devoir de communiquer aux huissiers de justice détenteurs d’un titre exécutoire les renseignements nécessaires pour permettre de prendre contact, joindre et également rencontrer la personne physique ou le représentant légal de la personne morale domiciliés dans le centre d'affaires agréé.
05 - Le domiciliataire s'oblige aussi à fournir, trimestriellement, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste des personnes physiques ou morales qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période de référence ou, a contrario, qui ont mis fin à leur domiciliation au cours de cette même période.
Par ailleurs, chaque début d'année, et avant le 15 janvier, le domiciliataire doit transmettre aux mêmes autorités ci-dessus mentionnées une liste exhaustive des personnes domiciliées au 1er janvier de l'année tout récemment entamée.
06 - Il est à noter que les obligations s’appliquant tant aux sociétés de domiciliation qu'aux personnes physiques ou morales domiciliées ont été renforcées, dans le cadre du Décret 2007-750 du 9 mai 2007. Ainsi, à titre de complément d'information :
Lorsque, comme déjà mentionné, la personne domiciliée dans les locaux du domiciliataire n'a pas pris connaissance de son courrier depuis un trimestre, ce dernier doit en informer impérativement le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers.
Les étapes pour se domicilier
Lorsque le greffier du tribunal a été informé que la personne domiciliée n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, il se charge alors d'envoyer au domicile de la personne physique domiciliée, ou au responsable légal de la personne morale et, le cas échéant, à l'adresse du siège social ou de l'établissement principal, une lettre indiquant que, sans nouvelle de leur part, il sera porté mention de leur cessation d'activité sur le registre ad hoc, conformément à l'Article R.123-125 du Code du Commerce.
Pour ce faire, le domiciliataire est tenu de communiquer aux huissiers de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements nécessaires de nature à permettre de joindre la personne domiciliée.
Enfin, la personne domiciliée se doit de prendre l'engagement formel et effectif d'utiliser, en parfaite exclusivité, les locaux où elle est domiciliée, soit comme siège de l'entreprise, soit, si le siège est installé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation.
En revanche, la personne domiciliée doit se considérer comme tenue d'informer son domiciliataire de toute modification intervenue dans la nature de son activité.
Elle prend en outre l'engagement de déclarer sans délai tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi que toutes les modifications liées au nom et au domicile privé des personnes ayant le pouvoir d'engager l'entreprise à titre habituel.
La personne domiciliée donne aussi mandat au domiciliataire, qui l'accepte, de recevoir en ses nom, lieu et place, toute notification en provenance de l'administration ou des pouvoirs public.
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