Commençons cette approche par un rapide rappel concernant un article précédant ayant traité des conditions de création d'une association.
Nous avions vu qu'il importait de commencer la démarche en réunissant les personnes motivées par la création d'une association en fonction du but visé et des objectifs poursuivis, autant d'éléments partagés par le groupe de personnes mobilisées par cette création.
L'accent avait été mis sur la nécessité de cerner très précisément les conditions initiales à remplir pour permettre au projet de voir le jour.
Parmi elles, la rédaction des statuts constitue une étape importante à réaliser avec grande minutie. Pour la France, ce document doit obligatoirement et logiquement être rédigé en français.
Élaboration et rédaction des statuts
En effet, ces statuts constituent une forme de "contrat moral" - voire même quasi "juridique" - qui précise et fixe les engagements des membres fondateurs envers l'association, entre eux et vis à vis les tiers. Ils précisent par ailleurs "noir sur blanc" le fonctionnement de l'association et les règles applicables, librement acceptées par tous, mais en stricte conformité avec la loi.
Les membres fondateurs jouissent d'une pleine liberté dans la rédaction des statuts de leur association et ne sont contraints par aucun formalisme particulier. Toutefois, ils ne doivent pas oublier d'y faire figurer les quelques mentions obligatoires édictées par le cadre légal, à savoir pour rappel :
- Le nom précis de l’association ;
- Son objet social détaillé ;
- Sa durée de vie (en général souvent 99 ans) ;
- Son siège social* (nécessaire pour pouvoir la domicilier et la déclarer) ;
- Ses règles générales d’organisation et de fonctionnement ;
- Les pouvoirs précis de ses administrateurs** ;
- Les conditions d’admission et de radiation de ses membres ;
- Les modalités de modification éventuelle des statuts ;
- Les conditions de dissolution de l'association ;
- Les dispositions concernant l’attribution des biens de l’association (s'il y en a) en cas de dissolution de cette dernière.
Il convient également de s'assurer que toutes les informations portées ne risquent pas d'être frappées d'obsolescence tout au long de la vie de l'association.
Quels sont les éléments auxquels il faut penser à propos de la domiciliation d'une association ?
C'est entre autres le cas du siège social de l'association qui constitue son adresse officielle de domiciliation et doit obligatoirement figurer dans les documents de déclaration à la préfecture dont dépend l'adresse en question. Rappelons qu'une association peut être domiciliée au domicile de son président ou de certains de ces membres actifs, pour peu qu'ils soient désignés administrateurs dans le conseil d'administration ou le bureau. L'association peut également bénéficier, si elle en a les moyens, d'un local dont elle est propriétaire ou encore locataire (avec un bail dans ce dernier cas). Mais elle peut également élire domicile dans un "centre d'affaires" qui développe une activité de domiciliataire, service et statut reconnus par les autorités administratives. Dans ce cas, un contrat de domiciliation doit lier l'association et son "hébergeur". Ce contrat doit obligatoirement mentionner l'autorisation préfectorale d'exercice de cette activité de domiciliataire, parfaitement encadré par la législation.
A noter que certaines associations réglementées doivent s'aligner sur des statuts types. C'est le cas par exemple, entre autres, pour celles dont l'objet social concerne la pêche, la préservation des milieux aquatiques, la chasse, les professionnels de santé...
Document annexe complémentaire : le règlement intérieur et le changement de domiciliation
Contrairement aux statuts qui sont obligatoires pour formaliser la création et l'existence légale d'une association, la conception et la rédaction d'un règlement intérieur s'avèrent facultatives.
Comment changer la domiciliation du siège social ?
Pour des membres d'association très soucieux du bon fonctionnement de leur structure, le règlement intérieur permet de préciser les modalités exactes du fonctionnement interne de l’association, dont les conditions de son éventuel changement de siège social de domiciliation. Toutefois, ce dernier ne doit en aucune manière contredire les dispositions présentes dans les statuts, lesquels priment sur le règlement intérieur.
Désignation des responsables de l'association
Une association est parfaitement libre de déterminer ses instances dirigeantes et son mode de fonctionnement, dans la mesure où ce dernier ne contrevient pas à la législation en vigueur, notamment pour les associations réglementées (cf. ci-dessus).
La principale et seule obligation rigoureuse consiste à désigner un représentant légal de l'association, souvent en la personne du président fondateur ou ultérieurement élu au fil du fonctionnement de l'association, ou d'un petit groupe de personnes assumant conjointement cette responsabilité et qui sont librement désignées dans les statuts.
Traditionnellement, les instances dirigeantes d’une association sont composées comme suit :
- L'Assemblée Générale (AG) des associés qui comprend en général tous les membres de l'association à jour de leurs cotisations, et les membres d'honneur souvent dispensés de cette cotisation en raison de services rendus à l'association ou du prestige qu'ils lui confèrent du fait de leur personnalité, de leur renommée, de leur célébrité, etc.
- Le Conseil d’Administration (CA) composé de membres volontaires et désignés par élection suivant les votes des membres de l'AG des associés ;
- Le bureau du CA, également désigné par vote, mais ce coup-ci ce sont les membres élus au CA qui votent en interne pour désigner :
- Un Président alors chargé de représenter l'association et d'en assurer la direction ;
- Un Trésorier qui, comme son titre l'indique, assure la gestion des comptes de l'association et assiste le président dans sa tâche, notamment pour le suivi comptable. Parfois, une association peut bénéficier de la chance de compter dans ses membres un expert-comptable par exemple ; il lui est souvent très logiquement demandé d'assumer cette fonction…
- Un Secrétaire qui se charge du fonctionnement administratif de l'association et des rapports avec les autorités, en concertation étroite avec le Président qu'il assiste aussi à ce titre.
Détermination de la domiciliation de l'association
Assez traditionnellement, le choix de la domiciliation de l'association se porte très souvent sur le domicile du président ou du secrétaire, lequel reçoit alors un pouvoir du premier pour la gestion administrative, notamment du courrier qu'il recevra dans sa boîte aux lettres où le nom de l'association sera expressément mentionné.
Quelles sont les étapes importantes : la déclaration de l'association et de sa domiciliation
Cette déclaration, effectuée auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture dont dépend le siège social de domiciliation de l'association, lui permet d'obtenir sa personnalité morale et sa capacité juridique.
Elle est le plus souvent effectuée par le troisième personnage du bureau, à savoir le Secrétaire, toujours en concertation avec le Président, lequel est souvent le signataire des documents officiels, en sa qualité de mandataire social.
A l'heure actuelle, le développement des outils numériques et l'organisation informatique de l'administration permet de simplifier notablement cette démarche déclarative qui peut donc s'effectuer à distance, en ligne, en téléchargeant les formulaires ad hoc, à savoir :
- Pour la déclaration préalable de création, le formulaire CERFA n° 13973*03 ;
- Pour déclarer la liste des personnes en charge de l'administration, le formulaire CERFA n° 13971*03 ;
- Pour les unions ou fédérations d’associations, il faut joindre à leur déclaration le formulaire n°13969*01 qui précise la liste des associations qui les composent.
Le dossier de déclaration doit en outre comporter les documents suivants :
- Un exemplaire des statuts signés et paraphés par au moins deux dirigeants, souvent le Président et le Secrétaire ;
- Une copie du procès-verbal de l'Assemblée Générale Constitutive (AGC) ;
- Le mandat signé par un des dirigeants, si la déclaration est faite par un mandataire, et si celui-ci n'est pas mandaté dans l'un des articles de l'AGC.
Souplesse de transfert de domiciliation du siège social
Remarque pratique : pour des questions de souplesse de fonctionnement, il est souvent conseillé de préciser dans les statuts que le siège social de domiciliation de l'association peut être transféré en tout autre endroit sur simple décision du Conseil d'Administration de l'association, ce qui réduit la démarche administrative correspondante à une simple déclaration de changement d'adresse de domiciliation.
Dans une prochaine communication, nous développerons certaines raisons ou motivations de création d'une association, et approfondirons la connaissance et la démarche de certaines associations spécifiques.
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