Dès lors qu'une personne physique – ou un ensemble d'associés formant une personne morale – concrétisent le projet de développer une activité socio-économique ou culturelle, ils se trouvent confrontés à la nécessité de doter leur activité d'un "siège social ", à savoir une adresse officielle pour "loger" leur activité, et entre autres y recevoir tous les courriers – dont les administratifs officiels, les commerciaux, etc. – inévitablement générés par la création de leur entreprise ou de leur association, surtout si cette dernière revêt un caractère d'activité para professionnelle " facturée", et donc soumise à toutes les déclarations comptables et fiscales notamment.
Cette étape, incontournable au démarrage de l'activité, s'appelle la domiciliation.
Rassurez vous ! Bien que cela puisse paraître complexe, les démarches de domiciliation sont standardisées et guidées par des règles précises pour simplifier le processus.
Domicilier son entreprise chez soi ?
Le premier cas, le plus simple, consiste, pour une personne physique souhaitant développer une activité de services exigeant peu de place et une logistique peu compliquée, à "domicilier" son activité… à son domicile personnel, démarche autorisée par la législation en vigueur, sous certaines conditions dont, entre autres, être propriétaire de son logement ou pouvoir justifier d'un bail de location en bonne et due forme, sans nécessité que ce dernier revête la forme d'un "bail commercial"; toutefois, si ce local d'habitation est situé dans un immeuble collectif du type résidence, il convient de s'assurer de l'autorisation de cette pratique par le règlement de copropriété dont dépend le local.
Pourquoi domicilier dans un centre d'affaires exerçant une activité de domiciliataire
Après recherche et identification d'un "centre d'affaires" qui convient et développant donc un service de domiciliation, il convient alors de signer avec ce prestataire de services un contrat de domiciliation.
Conformément à la législation en vigueur, ce contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum de trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf éventuel préavis de résiliation, en cas de difficulté conjoncturelle de l'entreprise nécessitant son changement de situation géographique ou toute autre contrainte, voir la cessation de son activité.
Mais au départ, dans le cadre de cet accord contractuel, les parties s'engagent à respecter les conditions suivantes :
A– La personne physique ou morale souhaitant se faire domicilier dans un centre d'affaires devra fournir un justificatif de domicile personnel, une pièce d’identité et les statuts – ou projets de statuts - de la structure, dans le cas d'une activité sous forme associative ou sociétaire. Le contrat de domiciliation peut ainsi être établi et signé très rapidement.
B– De son côté, le domiciliataire doit, durant toute la durée de l'occupation des locaux qu'il utilise pour exercer son activité de domiciliation, être immatriculé au registre du commerce et des sociétés. Une exception toutefois : cette condition n'est pas à remplir si le domiciliataire est une personne morale française "de droit public" ou une association réunissant des personnes morales françaises également de droit public.
C- Le domiciliataire a le devoir de mettre à la disposition des personnes domiciliées des locaux équipés d'une pièce assurant la confidentialité nécessaire à l'activité du domicilié et permettant des réunions régulières des personnes chargées de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise, ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prévus par les lois et les réglementations en vigueur.
D- Le domiciliataire se doit de réclamer et de détenir, pour chaque personne ou structure domiciliée, un dossier complet contenant les pièces justificatives relatives, concernant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques et, pour les personnes morales, à l'adresse du domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal.
E- Ce dossier doit également contenir les justificatifs concernant chacun des lieux d'activité des entreprises domiciliées et le ou les lieu(x) de conservation des documents juridiques et comptables, lorsque ceux-ci ne sont pas conservés chez le domiciliataire.
F – Ce dernier s'oblige à communiquer aux représentants des autorités administratives ou aux huissiers de justice présentant un titre exécutoire les renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée ou le représentant légal de la structure associative ou sociétale domiciliée.
G – Chaque trimestre, le domiciliataire doit fournir aux services fiscaux et aux divers organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents (dont l'URSSAF par exemple) une liste des personnes physiques ou morales qui sont accueillies et domiciliées dans ses locaux durant cette période, ou qui ont cessé leur domiciliation.
H - Par ailleurs, chaque année, et avant le 15 janvier de chaque exercice ,le domiciliataire doit fournir aux autorités une liste des personnes domiciliées au 1er janvier de l'année concernée.
I – Pour sa part, la personne domiciliée prend contractuellement l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux "loués" au domiciliataire, soit comme siège social de l'entreprise, soit, si ce siège social est situé à l'étranger, comme local d'agence ou de succursale, ou lieu de représentation administrative et commerciale.
J – La personne domiciliée se doit en outre d'informer le domiciliataire de toute modification intervenant dans son activité. S'agissant d'une personne physique, elle prend par ailleurs l'engagement de déclarer tout changement à intervenir ou intervenu concernant son domicile personnel ou, s'il s'agit d'une personne morale, tout changement concernant sa forme juridique, l'objet de l'entreprise, et donc son activité ,ainsi que les éventuels changements concernant le nom et le domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l'engager à titre habituel.
K – Par ailleurs, la personne domiciliée doit donner mandat au domiciliataire, qui doit l'accepter, de recevoir en son nom toute notification, notamment en provenance des autorités administratives.
L – Enfin, ne pas oublier que ,conformément à l'article L. 123-11-3 du Code du Commerce, le contrat de domiciliation cité en début de ce document doit obligatoirement mentionner les références de l'agrément également mentionné en début de ce développement.
Quels sont les autres obligations légales ?
Autres obligations auxquelles doit se soumettre le domiciliataire, et dont doit s'assurer – ou que doit vérifier- le domicilié avant de contracter :
01 – L'agrément détenu par le domiciliataire, et dont il a été fait état ci-dessus, peut être suspendu pour une durée de six mois au plus, voire retiré par le préfet, lorsque l'entreprise de domiciliation ne remplit plus les conditions prévues et résumées ci-dessus ,ou lorsqu'il n'a pas effectué les déclarations également indiquées dans ce développement.
02 – Lorsque l'entreprise de domiciliation fait l'objet d'une procédure par devant la Commission nationale des sanctions instituée à cet effet, son agrément peut, à titre conservatoire ,être suspendu par le préfet, et ce pour une durée de six mois maximum, mais renouvelable par décision dûment motivée.
03 – La décision de suspension ne peut être prise qu'après que le domiciliataire a été mis en mesure de présenter ses observations.
04 – Elle cesse de plein droit de produire des effets dès que la commission a rendu sa décision.
05 – Si le domiciliataire dispose de plusieurs établissements, la décision de suspension ou de retrait peut n'être prise que pour un seul des établissements.
Ces précisions sur les obligations et contraintes du domiciliataire ont pour but de permettre à la vigilance du domicilié de s'exercer en toute connaissance de cause.
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