Dès lors qu'une personne - ou un groupe de personnes – décide de créer une entreprise, il lui/leur est demandé, avant d'immatriculer cette activité ou cette entreprise, d'identifier une adresse pour son/leur siège social. Cette adresse constituera l’adresse postale de cette entreprise.
De plus en plus souvent, les entrepreneurs inaugurent des manières nouvelles de fonctionner et évitent des 'alourdir de bureaux en pleine propriété ou en location "lourde". En revanche, ils ne peuvent pas faire l'économie de l’obligation de domicilier leur entreprise.
C'est pourquoi les lignes qui suivent tâchent d'éclairer sur les facilités et les contraintes de la domiciliation d’entreprise, également lorsque l'activité ne s'exerce pas dans un local strictement personnel.
Cas de la domiciliation d'entreprise chez soi pour un entrepreneur individuel ou une société
Si une personne exerce dans le cadre d'une entreprise en nom propre, elle peut, pour commencer, la domicilier à son domicile. En effet, la domiciliation d'une entreprise est en tout état de cause obligatoire. Cependant, le "siège social" peut ne pas correspondre au siège opérationnel de l'activité de l'entreprise. Cette adresse de "siège social" peut également ne pas être définitive. En effet, si l'entrepreneur décide, pour une raison ou pour une autre, de déménager son siège social vers le lieu réel d'activité par exemple, il lui suffira de procéder à un changement d’adresse.
Il est aussi possible de domicilier une société au domicile de son représentant légal (à savoir son dirigeant). En revanche, si la personne est uniquement associée, elle ne peut pas domicilier chez elle la société dans laquelle elle n'est que simple associé.
Toutefois, il faut faire très attention à ne pas domicilier sa société n’importe où. L’adresse de son siège social représente la première image de la société aux yeux de ses partenaires administratifs, commerciaux et techniques. Par ailleurs, ce choix est important à considérer attentivement au regard de la cotisation foncière des entreprises(CFE) calculée en fonction de la nature et de l'importance du local choisi.
A retenir : quand on souhaite modifier l’adresse de sa société, il convient impérativement de procéder à un" transfert de siège social".
Les autres formes possibles de domiciliation
Si, pour une raison ou pour une autre, vous ne pouvez pas domicilier votre entreprise à votre domicile, d’autres solutions peuvent se présenter à vous.
Domicilier une entreprise chez un proche ou au sein d'une autre entreprise
Il est aussi possible de domicilier une entreprise chez un proche ou au sein d'une autre entreprise, pour peu que ces derniers soient agréés pour ce faire. Dans ce cas, il est indispensable de conclure un contrat de domiciliation avec cette personne ou cette société.
Remarque : dans le cas d’une société hébergeant ses propres filiales, il n’est pas nécessaire de conclure un contrat de domiciliation.
Domicilier l'entreprise chez un domiciliataire
Un "domiciliataire" est une entreprise spécialisée dans la domiciliation d'autres entreprises. On peut également la désigner sous le nom de "centre d'affaires".
Cette société, obligatoirement détentrice d'un agrément préfectoral officiel, détient entre autres la fonction de doter d'une adresse juridique les entreprises domiciliées leur permettant ainsi d'être immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM).
Outre de mettre à leur disposition une adresse postale pour le siège social, l’établissement de domiciliation doit mettre à disposition des domiciliés des locaux pour leur permettre de se réunir, d'organiser des rencontres de leurs organes de direction, et d'archiver ,conserver et stocker les documents liés à l'activité de la société.
Toutefois ,toute personne physique ou morale qui installe le siège de son entreprise dans les locaux d'un tel "centre d'affaires" qu'elle occupera en commun avec une ou plusieurs autres entreprises doit présenter, à l'appui de sa de mande d'immatriculation, le contrat de domiciliation obligatoire conclu à cet effet avec le propriétaire ou le titulaire du bail – en général commercial - de ces mêmes locaux.
Faire attention à l'éventuelle suspension de l'agrément de domiciliation
Ainsi, si l'entreprise de domiciliation– i.e. le domiciliataire - fait l'objet d'une procédure devant la Commission nationale des sanctions instituée à l'article L. 561-38 du code monétaire et financier, son agrément peut être suspendu par le préfet, à titre conservatoire, pour une durée d'un semestre au plus, mais renouvelable par décision spécialement motivée.
La décision de suspension ne peut être prise qu'après que le domiciliataire a été mis en mesure de présenter ses observations. Elle cesse de plein droit de produire des effets dès que la commission a rendu sa décision.
Si le domiciliataire dispose de plusieurs locaux distincts où il met à disposition un service de domiciliation ,la décision de suspension ou de retrait peut être prise pour un seul de ses établissements.
Il appartient donc au domicilié de s'assurer qu'il n'est pas hébergé dans un local frappé d'une mesure préfectorale telle que mentionnée ci-dessus.
Si vous souhaitez être sûr de votre centre de domiciliation, vous pouvez retrouver nos adresses de domiciliation à Montpellier, ainsi que dans pleins d'autres départements et villes dans toute la France.
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