Il s'avère souvent délicat pour une entreprise, notamment en création, d'effectuer son choix sur les modalités de domiciliation à privilégier.
Celles-ci peuvent revêtir des formes diverses, à savoir :
- L'exploitation d'un local adapté dont on est propriétaire pour l'utiliser pour la domiciliation de son entreprise en création ;
- La location d'un local adéquat, assorti d'un bail commercial, pour y domicilier son activité commerciale ou industrielle ;
- Attention ! La législation autorise la domiciliation de son activité, spécialement industrielle et/ou commerciale, dans un local initialement dédié à l'habitation, mais sous certaines conditions précises et avec un certain nombre de restrictions. Ainsi, ce dernier se doit d'être judicieusement adapté à un usage dit "mixte". Les espaces doivent ainsi être parfaitement séparés, dédiés et autonomes les uns des autres. Et cette solution, pas idéale, ne peut en principe être envisagée que provisoirement ;
- Aussi, pour des raisons pratiques, de souplesse, de rapidité et d'économies au démarrage d'une activité, il s'avère opportun de recourir à la domiciliation dans un centre d'affaires, en vérifiant que ce dernier bénéficie bien de l'autorisation préfectorale officielle d'exercer cette activité réglementée, et ce, pour des questions de sécurité juridique et économique.
Le choix du recours aux services d'un centre d’affaires pour domicilier son activité est l'une des options très largement plébiscitées par les créateurs d'entreprises. Il permet en effet de bénéficier des avantages suivants :
- disposer immédiatement de locaux professionnels dans ce centre d'affaires offrant en général une domiciliation dans des espaces parfaitement équipés, voire modulables et quasiment toujours meublés, pour accueillir l'activité ;
- les créateurs de centres d'affaires pratiquant cette activité de domiciliation prennent astucieusement soin d'installer leurs locaux sur des emplacements le plus souvent érigés en zones d'activités commerciales et/ou industrielles stratégiquement positionnées pour encourager les domiciliations afin de faciliter le développement d'affaires entre les divers opérateurs économiques présents sur la zone, entre autres.
Quels sont les critères de choix important pour domicilier son entreprise ?
Plusieurs critères de choix indispensables s'avèrent à prendre en compte pour choisir de manière sûre le centre d’affaires pour se faire domicilier :
- Privilégier un centre d'affaires situé dans un quartier de ville de haut standing reconnu, si possible proche des centres administratifs décisionnels ;
- Prévoir aussi sa domiciliation sur une zone réputée favorable pour le développement des affaires :
- Aisément repérable par les prospects, clients, fournisseurs, visiteurs… ;
- Bénéficiant d'une parfaite facilitée d'accès ;
- Dotée d'une grande capacité de stationnement ;
- Jouissant d'une importante concentration d'entreprises (, et pour aussi faciliter les éventuels échanges industriels, commerciaux ou de services interactivités) ;
- Susceptible d'améliorer l'effet de drainage de la chalandise ;
- Parfaitement bien desservi par des transports en commun (bus, tram, éventuellement métro) avec arrêts ou stations à proximité immédiate du centre d'affaires.
Il convient également d'analyser précisément les avantages pratiques offerts par le centre d'affaires domiciliataire :
- Vérifier la bonne adaptation des locaux proposés par le centre d'affaires à la spécificité de son activité ;
- Envisager au plus juste le contrat de domiciliation nécessaire et suffisant pour assurer au domiciliataire une adaptation la plus exacte possible à la dimension de son activité au moment "T" :
- Domiciliation "basique" avec réception (et éventuellement réexpédition) du courrier et des colis ;
- Location momentanée de bureaux pour la réception de clients, fournisseurs, partenaires, etc. ;
- Location de salles de réunions pour des formations, des présentations, des conseils d'administration, des assemblées générales, etc. ;
- Faculté de disposer de bureaux loués au trimestre, au semestre ou à l'année directement équipés et aménagés ;
- S'assurer de l'autorisation d'adapter le style d’aménagement de ces bureaux selon ses besoins ou ses goûts
- Possibilité d'utilisation d'espaces de "coworking" (1)
Capacité de louer des aires d'ateliers ou de stockage (notamment pour les artisans et certains commerçants)
Quels sont les documents et les conditions d'une domiciliation ?
Le domiciliataire se doit en effet de délivrer au domicilié :
- un document justificatif de son siège statutaire (sous la forme du contrat de domiciliation qui sera demandé par le Greffe du Tribunal de Commerce pour l'immatriculation de l'entreprise) ; pour mémoire, toujours veiller au respect de l'article R. 123-168 du Code de Commerce régissant ces contrats de domiciliation, lesquels doivent contenir les mentions légales d'usage) ;
- ce contrat doit prendre la forme d'un document écrit et conclu pour une durée minimale de trois mois, renouvelable par tacite reconduction. Par ailleurs, le contrat doit être mentionné au sein du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) avec l’identité de l’entreprise de domiciliation ;
- la justification d'une adresse postale et/ou commerciale ;
- sans (re)parler de l'assurance de mise à disposition d'un local sécurisé et fermé où l'entreprise domiciliée et ses dirigeants peuvent conserver leurs documents administratifs en pleine sécurité et assurer sereinement leur confidentialité.
(1) "Coworking" : c'est un anglicisme qui désigne le fait, pour des professionnels indépendants, de partager un même espace de travail. Il peut être remplacé par le terme français de "bureau paysager", à savoir l'aménagement d'un grand espace d'activité, quasiment toujours équipé en outils numériques maintenant, avec plusieurs postes de travail préservant l'intimité des domiciliés par des paravents fixes ou mobiles, des bacs de plantes vertes ou des meubles de rangement. Juridiquement, cela se traduit par une location d'espaces partagés de travail, souvent incluse dans le contrat de domiciliation. Toutefois, le coworking ne fait pas l'objet d'une réglementation spécifique...
Vous pouvez d'ailleurs retrouver un grand nombre d'adresses prestigieuses dans de nombreux départements dans toute la France comme dans l'Hérault ou les Bouches-du-Rhône.
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