Dès lors qu'une personne ou un groupe d'associés décide de créer une entreprise, il leur faut immédiatement songer à domicilier leur activité, de façon à disposer d'une adresse légale leur permettant de justifier d'un "siège social" officiel faisant foi au regard des autorités chargées de permettre l'existence légale de la structure, notamment au regard de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS, pour les activités industrielles et/ou commerciales) ou à la Chambre des Métiers (pour les activités liées à l'artisanat), ou à la Chambre d'Agriculture (pour les activités à vocation agricole).
Où faire la domiciliation de l'entreprise, chez un indépendant ou le dirigeant de la société ?
Il s'agit de la formule la plus rapide, la plus simple, et en général la moins onéreuse, moyennant quelques dispositions et précautions légale, et certaines contraintes.
Domiciliation des indépendants
Cette forme de domiciliation convient en général parfaitement aux personnes exerçant des activités de consultants indépendants, de conseillers extérieurs pour les entreprises de toutes sortes, et de prestataires de services qui développent leurs activités de manière autonome, directement dans les locaux de leurs clients, ou encore à distance comme cela se produit de plus en plus maintenant, notamment en raison du développement des relations professionnelles à travers le numérique, lesquelles connaissent une très forte expansion, surtout depuis l'apparition de la pandémie liée à la COVID 19.
Domiciliation chez le propriétaire de l'activité
Ainsi, dès lors qu'une activité est développée sous forme d'entreprise individuelle, elle peut parfaitement être domiciliée chez la personne qui l'exerce directement en nom propre. Cette dernière doit toutefois prendre certaines précautions si elle réside dans une forme d'habitat collectif du type immeuble ou résidence. Il convient ainsi qu'elle s'assure auprès de la copropriété en question de l'autorisation d'y domicilier et d'y exercer son activité, en s'assurant également qu'elle ne constituera en rien une gène pour le voisinage immédiat.
Domiciliation d'une activité industrielle ou commerciale
Une activité industrielle ou commerciale peut également être domiciliée chez son dirigeant statutaire, mais ce type de domiciliation est parfaitement encadré par la loi. En effet, l’autorisation de domicilier cette entreprise à l'adresse personnelle de ce dirigeant ne permet pas pour autant d’y exercer également son activité, si celle-ci constitue une servitude pour son environnement du fait de ses caractéristiques spécifiques : trafic incessant de personnes et de véhicules, bruit, pollution, etc.
Domiciliation d'une activité sous statut de société
Par ailleurs, lorsque l’entreprise est une société, elle ne peut être domiciliée que chez son représentant légal : gérant, président, directeur général si les statuts accordent les pleins pouvoirs à ce dernier de représenter la société auprès des tiers. Cette forme de domiciliation ne modifie pas la destination de l’immeuble et le régime des baux commerciaux ne n’applique pas à cette situation.
Domiciliation d'une société chez l'un des associés
En revanche, il est impossible de domicilier une société chez l’un de ses associés qui n’est pas dirigeant et ne bénéficie pas des mêmes prérogatives que le directeur général mentionné ci-dessus.
Enfin, en principe, la domiciliation d’une société au domicile de son représentant légal est envisageable pour une durée illimitée, sauf si une disposition légale ou conventionnelle s’y oppose. Dans ce cas, la domiciliation est malgré tout possible, mais pour une durée limitée à cinq ans.
Que dit exactement la loi en matière de domiciliation de société ?
L’article L.123-11-1 du Code du commerce dispose que : "Toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal et y exercer une activité, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires". […].
Domiciliation chez le directeur général de société
Ainsi, lorsque les statuts octroient au directeur général des pouvoirs équivalents à ceux du président de la société, celui-ci n’agit pas par délégation, mais en qualité de représentant légal en tant que tel. Dans ce cas, le siège social peut être installé à son domicile dans les conditions prévues par les alinéas 1 ou 2 du même article.
Quelles sont les conditions exigées pour pouvoir installer le siège social au domicile du directeur général tel que défini ci-dessus ?
Lorsque aucune disposition législative ou clause contractuelle ne s'avère opposée à l’installation du siège social d'une société au domicile de son directeur général, la domiciliation peut être permanente, comme signalé ci-dessus.
Conditions de domiciliation : Propriété ou location du DG
Que le directeur général soit propriétaire ou locataire du logement qu'il occupe, il bénéficie de la possibilité d'établir le siège social de la société qu'il dirige en son domicile, moyennant toutefois certaines conditions, à savoir :
- Le siège social doit être effectif : il doit être justifié et justifiable ; le directeur général doit pouvoir produire une attestation formelle de domiciliation de la société à son domicile.
- Le logement servant à la domiciliation doit constituer la résidence principale du directeur général.
- Si le logement se trouve en rez-de-chaussée d'une habitation individuelle ou d'un immeuble collectif, l’activité ne doit pouvoir causer aucune nuisance sonore, polluante ou de trafic de camions par exemple, non plus que constituer un quelconque danger pour le voisinage.
- Si le siège social est situé à un étage, la société ne peut recevoir des clients ou des marchandises dans ce siège social.
- Le nom de la société ne peut pas être inscrit sur la boîte postale du logement du dirigeant habilité. Une boîte aux lettres spécifique doit être prévue à cet effet.
- Si le directeur général est locataire de son logement, il doit informer son propriétaire de son projet et lui demander son autorisation écrite pour cette domiciliation.
- En cas de déménagement, le siège social de la société doit être modifié en conséquence auprès des autorités administratives concernées.
Précisions complémentaires sur la domiciliation au domicile du représentant :
- Si le logement du représentant légal est situé dans un complexe d'Habitation à Loyer Modéré (HLM), le directeur général doit demander une autorisation à la mairie de son lieu de résidence, après avoir obtenu l'avis de l’organisme gestionnaire de l’HLM, ou encore si le logement est situé en étage.
- De plus, l’autorisation du maire de la commune est également obligatoire si l’activité de la société modifie partiellement ou totalement l’usage de l’habitation.
- Toutes les autorisations correspondantes doivent être jointes à la demande d’immatriculation de la société au Registre du Commerce et des Sociétés.
Domiciliation d'une activité chez un domiciliataire
Dès lors que le chef d’entreprise opte pour ce type solution, il doit se mettre en quête d'une entreprise tierce habilitée à rendre ce service, et il existe quasiment l'embarras du choix.
Toutefois, l'entrepreneur doit soigneusement sélectionner le prestataire en fonction, entre autres :
- Des impératifs de sa propre activités ;
- De la qualité de l'emplacement et des services proposés par le domiciliataire ;
- De la régularité du contrat qu'il devra signer avec l'établissement d'accueil ;
- En s'assurant de son habilitation à proposer ce type de domiciliation.
Si le domiciliataire ou "centre d'affaires" est affilié au SYNAPHE* (Syndicat National des Professionnels de l’Hébergement d’Entreprises), il s'agit là en principe d'un gage de qualité et de sérieux.
Le contrat signé entre les deux parties servira de justificatif lors de la demande d’immatriculation de l’entreprise.
Dans cette hypothèse, aussi très pratique et potentiellement économique, c'est le domiciliataire qui détient toutes les autorisations légales d'hébergement des activités tierces, ce qui soulage le créateur d'entreprise d'un certain nombre de démarches.
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(*) "Le SYNAPHE défend en France, au niveau national et local, les intérêts collectifs d’environ 200 centres d’affaires et de domiciliation impliqués dans une politique de qualité rigoureuse. La participation active du SYNAPHE à la définition d’un cadre législatif du secteur d’activité et de ses bonnes pratiques a abouti, en 2009, à l’obtention d’un agrément préfectoral du domiciliataire qui légitime les centres d’affaires et de domiciliation" (https://www.synaphe.fr/).
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