Conformément au Décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985 relatif à la domiciliation des entreprises, lequel modifie le décret n° 84-406 du 30 mai 1984 relatif au registre du commerce et des sociétés, et en considération de la modification introduite par le Décret n°2007-750 du 9 mai 2007 relatif au registre du commerce et des sociétés, et par ailleurs modifiant le code de commerce dans sa partie réglementaire, il est stipulé, en matière de domiciliation d'entreprises, et pour obtenir l'agrément préfectoral et devenir domiciliataire, les dispositions suivantes.
Comment obtenir l'agrément préfectoral ?
Toute personne physique ou morale qui installe le siège de l'entreprise au sein de laquelle il développe son activité professionnelle dans des locaux occupés en commun par une ou plusieurs autres entreprises se doit de présenter, à l'appui de sa demande d'immatriculation, le contrat de domiciliation conclu à cet effet avec un domiciliataire, signé avec le propriétaire des lieux où le titulaire du bail des locaux d'accueil appelés, dans un cas comme dans l'autre, "centre de domiciliation".
Si le siège social de l'établissement principal de l'entreprise est situé à l'étranger, et que l'entreprise souhaite installer une agence, une succursale ou une représentation dans le cadre d'une société de domiciliation hexagonale, elle devra également contracter un contrat de domiciliation avec un domiciliataire local, également appelé "centre de domiciliation" s'il est équipé des installations légalement prévues à cet effet.
Dans les dispositions de ce contrat de domiciliation, qui doit absolument revêtir une forme écrite et doit être initialement prévu pour une durée d'au moins un trimestre plein, période renouvelable par tacite reconduction à son échéance, sauf signification d'un préavis de résiliation par lettre recommandée avec accusé de réception, les deux parties s'engagent à respecter un certain nombre de conditions, à savoir :
Quels sont les conditions du contrat de domiciliation ?
A - Le centre de domiciliation exerçant l'activité de domiciliataire doit, durant l'occupation des locaux, être régulièrement immatriculé au registre du commerce et des sociétés. En fonction de ses activités spécifiques, le centre d'affaires peut aussi s'être immatriculé au répertoire des métiers. Cependant, une exception concerne les personnes morales françaises de droit public bénéficiant du statut de domiciliataire, lesquelles sont légalement exemptées de l'obligation ci-dessus.
B - Dans les obligations qu'il se doit de respecter, le domiciliataire doit mettre à la disposition de la personne ou de l'entreprise ou de l'association domiciliée des locaux aptes à permettre des réunions régulières des équipes en charge de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise domiciliée, ainsi que la présence des services indispensables à la tenue, à la conservation et à la consultation des livres, des registres et de tous les documents administratifs, comptables et juridiques de l'entreprise domiciliée, conformément à la législation et aux règlements en vigueur.
C - Par ailleurs, le domiciliataire a l'obligation légale d'informer le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat de domiciliation du domicilié concerné, ou en cas de résiliation anticipée de son contrat par ce dernier, de la cessation de la domiciliation du domicilié dans les locaux du domiciliataire.
D - La personne ou la société domiciliée prend formellement l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux pour son activité professionnelle, soit comme siège de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation, tel que précédemment indiqué. Elle est en outre légalement tenue d'informer le domiciliataire de toute modification intervenant dans son activité.
E - Le domicilié, s'il s'agit d'une personne physique, prend en outre l'engagement de signaler tout changement relatif à son état civil et à son domicile personnel, et s'il s'agit d'une personne morale, tout changement relatif à sa forme juridique et à l'objet de son activité, ainsi que les modifications concernant le nom et/ou le domicile personnel des personnes ayant le pouvoir général d'engager la structure domiciliée.
F - Les représentants de cette dernière donnent mandat au domiciliataire, qui l'accepte, de recevoir en leur nom et en leur qualité toute notification reçue, notamment par rapport aux documents officiels.
À noter que les sociétés et leurs filiales qui installent leur siège dans le même local situé chez un domiciliataire ne sont pas tenues de conclure entre elles un contrat de domiciliation.
Si toutes les conditions énumérées ci-dessus sont réunies, et que les justificatifs correspondants sont produits dans le dossier de demande d'agrément, le candidat à l'activité de domiciliation a toutes les chances de pouvoir obtenir l'agrément préfectoral d'exercice de l'activité de domiciliataire.
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